Quem não se comunica, se trumbica!

Em tempos de relações profissionais à distância, é preciso ter uma série de cuidados básicos para evitar confusões e ruídos na comunicação

Na rotina do profissional independente, várias ferramentas podem se mostrar muito úteis para facilitar o contato com clientes e parceiros. Além do celular e do e-mail, há softwares de videochamadas, grupos virtuais, aplicativos de conversa instantânea, etc. No entanto, é preciso saber usá-las adequadamente para não haver mal-entendidos ou lacunas na comunicação à distância.

Antes de tudo: prepare seu home office

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A primeira coisa a se pensar é em infraestrutura. O profissional independente não conta com os serviços de uma empresa, claro. Não há troca imediata de computador caso o seu dê problemas, nem central de atendimento para resolver os perrengues de hardware e software. Ou seja, é tudo com você!

Então, para evitar ficar incomunicável ou ter problemas durante uma reunião com o cliente, por exemplo, você precisa preparar seu home office. Uma conexão de internet rápida e um bom pacote de dados para o celular são dois itens fundamentais. É importante também ter um equipamento bem configurado, que suporte os programas que precisa utilizar. Além disso, mantenha-o livre de vírus e sem muitos arquivos pesados (opte por um HD externo).

 

Atente ao vocabulário

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Erros de português normalmente causam péssima impressão no cliente. E por escrito ficam ainda mais evidentes. Por isso, ficar atento à maneira que redige e-mails ou mensagens instantâneas é muito importante. Não digite de qualquer jeito e revise antes de enviar.

Evite gírias e piadinhas que, por escrito, podem resultar em desconforto ou mal-entendidos.  Lembre-se de que a pessoa do outro lado não está vendo seu rosto ou ouvindo o tom da sua voz para identificar ironia ou outras formas de expressão O melhor é sempre optar por uma linguagem simples e clara para que não haver erros.

Prepare o ambiente para videochamadas

Tem reunião via Skype? Então tome alguns cuidados básicos para causar boa impressão. Não é porque você não vai até a empresa que não precisa se vestir de maneira adequada (ao menos da cintura para cima). Nada de pijama ou camiseta furada!

Fique de olho também no ambiente: tente não deixar aparente a bagunça. Opte por um fundo neutro, com uma boa iluminação. Se mora com outras pessoas, peça um pouco de privacidade para evitar interrupções. Você está em casa, mas ainda quer mostrar-se profissional, não é mesmo?

E para tornar suas reuniões por vídeo ainda mais produtivas, pense em alguns pontos: elimine distrações fechando as demais janelas do navegador, afaste-se do celular, marque hora para começar e terminar, faça uma ata da reunião e envie para todos os participantes. Com isso, as chances de falha na comunicação são muito menores.

 

Use, mas não abuse dos aplicativos

Aplicativos como o Whatsapp são uma mão na roda para contatos urgentes e decisões rápidas, com certeza. Mas é preciso usá-los com moderação. Evite ao máximo enviar mensagens de madrugada ou nos fins de semana para grupos de trabalho. E nada de compartilhar crds engraçadinhos ou correntes, por favor. O mesmo vale para grupos profissionais no Facebook ou outras redes sociais.

E você, quais ferramentas costuma utilizar no dia a dia para facilitar a comunicação? Compartilhe com a gente nos comentários.

 

** Esse post faz parte da parceria de conteúdo entre a Nosotros e o Adoro Home Office.

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